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文秘专业毕业论文范文

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  【浅谈当代秘书办事能力】

  摘要:企业对秘书人员办事能力的要求,是现代秘书培养工作的重点,现代社会对秘书人员工作的更高要求,让我们意识到只有不断加强自身能力的提高,才能适应时代发展的脚步,有了秘书对工作的有效协助,企业才能更有效的从事经营和管理。企业秘书良好的职业素质是促进企业正常运行的基础,在新形势下提高企业秘书的综合素质是新时期企业管理工作的迫切需要。成为一个多能手,以便胜任本职工作,成为一个复合型的人才,这对企业和个人来说都有良好的发展前景。

  关键词: 秘书 办事能力 素质 协调沟通

  引 言

  随着社会经济的发展,秘书已经发展成为一种独特的职业。对这社会经济的发展起着越来越重要的作用。到今天,秘书已成为整个社会不可缺少的一部分。无论是在各企事业单位,还是个党政机关,秘书已成为整个社会不可取少的力量。正在为社会经济的发展做着巨大的贡献。

  随着时代的进步,人类已进入科学技术高度发达的21世纪。作为当代秘书,他不但应具备历史秘书的写作能力,更应具备现代秘书的公关能力,同时还应当具有灵活运用各种办公软件及驾驶汽车的能力,远远不止是人们所谓的“能说会道”“能吃能喝”或者“能提笔杆子”的秘书或者只是一个摆在办公室里的美丽的花瓶了。

  作为一名现代秘书,具有极强的实践性与操作性,因此,这就要求秘书必须具有极其深厚的写作功底。如果不能牢实的掌握秘书知识,不用知识武装自己、不经常给自己充电,那么他就不可能做好秘书工作,纵然他(她)生有一幅很好的身材与姣好的脸蛋,或者是有强大的后盾力量作为靠山,也难以胜任秘书工作。

  这就要求他必须掌握相关的理论知识,用知识武装自己,这是当代秘书最起码的前提条件。无论是企业秘书还是涉外秘书,也无论是党政秘书还是私人秘书,作为一个现代秘书,不但要熟悉并掌握秘书学的相关原理,清楚秘书人员所应具备的文书管理、会议组织、商务谈判、信访工作、接待工作等等方面的知识,并且还要不断提高自己的写作能力。

  一、秘书简介

  所谓‘秘书’,从字面意义上可以理解为密切跟随领导,为领导服务文书工作的一位办公人员。

  1.1秘书的起源

  在我国,"秘书"一词最早出现于汉代:指带有神秘色彩的图书。因图书不予公开,故称为"秘书"。东汉后期:"秘书"不仅指物,也指机构和人员。古代的秘书工作者,被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。至清末,我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后,秘书的含义发生了质的变化。秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义,从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二,对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台,对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。

  1.2秘书及秘书办事能力的重要性

  一个优秀的秘书要有睿智的头脑,敏锐的洞察力,会协调所有员工的关系,要重视自己的存在,要体现自己的价值。

  秘书在公司起着上传下达的作用。现代社会的发展,越来越需要高素质的秘书人才,所以我们要在提高自身素质的同时要有自己的想法和思路,不断接受新知识,培养自己的工作和社交能力,按照公司的规章制度办事,合理安排工作,提高工作效率。

  秘书这个职位很重要,我们公司的秘书就做得很好,真正的做好了领导的左右臂。秘书代表的是自己的上司,起着上传下达的作用,代表的是老板的形象,出差在外是代表着公司的形象。

  二、秘书应具备哪些办事能力

  秘书的办事能力是指一个人对接受的任何一项任务的完成情况和临机处理的能力,由多种能力综合而成,反映出一个秘书的综合素质,这些综合素质包括:专业能力、语言能力、交际能力、应变能力、较强的文字工作能力、办公自动化所需的技术能力、理解和领会能力、分析和驾驭能力、沟通和协调能力、驾驶能力等。

  2.1专业能力

  熟悉工作,掌握工作规律,熟悉工作方法,了解对象,了解自己,才能工作自如。秘书主要应当熟悉会务、文书、查办、信访、接待礼仪、收集信息等专业知识。

  秘书的工作职能涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。这种变化使得市场对秘书人才职业技能的需要也开始发生转变。由此专业能力也是必不可少的。

  要想做一名名符其实的秘书,还应当具有熟练掌握并运用现代办公自动化的能力。在现实社会中,随着社会不断地向前发展,科学技术的快速进步,不会电脑,不懂得现代办公软件的运用也还是不行的。身为一名现代秘书,不仅要学会电脑打字,还应当熟练地掌握EXCEL等现代办公软件的运用。这样才能更快速、更准确的进行现代办公,才能真正体验“时间就是金钱”“速度就是效益创造效益”的现代办公理念。

  2.2语言能力

  说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、来访、洽谈工作等等,都离不开说话,会说话是办事成功的一个基本条件,也是处理好各种关系的一个基本条件。

  会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、明快条理、繁简得当、态度诚恳。同时还要有点说话的艺术:感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等等。要明确认识到语言能力是办事成败的一个重要因素,通过说话可以把各种事情办得利利落落。

  语言不仅仅只是指口述,它还包括肢体语言,很多人都知道身体语言在沟通中的作用。但是,在使用身体语言的时候,要注意身体语言使用的情境是否合适,是否与自己的角色相一致。少做无意义的动作,以免分散对方的注意力,影响沟通效果

  2.3交际能力

  交际能力,处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问,人情练达即文章”。一个秘书如果很善于交际,见面就熟,使人很容易接近,也容易被人信赖,那么,办事的成功率就比较高。秘书的交际能力,多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书要处理好与领导的关系,关键是出色地做好领导服务的工作,起到真正的辅助作用。

  由于办公自动化进程的加快,现代通讯技术的发展,特别是互联网越来越渗透到我们日常工作和生活,对秘书工作的影响也在加剧,现代秘书工作正在发生一场悄悄的但又深刻的革命,传统的秘书工作如存档,起草文件等,在秘书日常工作中所占的比重也越来越大。秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量。

  交际能力是处理好人际关系的重要因素。秘书要在不违纪和不泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人际关系,的确有一定的难度,但是必须明确,善于交际,使人容易接近,容易被人信赖,办事成功率就高,速度就快,反之则不然。交际能力也反映出一个人的思想性格修养,大多为人称道的秘书人际关系都是很好的。

  2.4应变能力

  秘书面临的各种事务常常瞬息万变,不断发展。有些办事的计划、预案和想象,常常会与现实不大相符,把预定方案完全打乱。这就需要秘书临机不乱,沉着镇定,原则不变,迅速抉择,灵活处置,达到预期目的。

  2.5较强的文字工作能力 (收集信息能力)

  能写会道是很多职业都应具有的基本素质,对于秘书而言,则要求更高。秘书要能说,善于表达自己的思维和见解,并让领导能接受。日常工作中办公室秘书一方面要接受领导的指示,另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的,就必须准确、快速地领会领导交代的意图。同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。

  秘书人员文字表达能力的形成和提高,有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。公文写作应达到的境界是:“信、达、雅”,准确、简明、流畅、有韵味。文字工作能力的要求是:有较丰厚的文化知识、较高的政治理论水平,能尽快地熟悉党和国家的政策,熟悉法规,头脑清楚,思路敏捷,有较强的认识、分辨能力和逻辑思维能力,加上丰富的词汇、流畅的文笔等等。秘书不仅要经常动手用文字向领导反映一些重要的情况和重要的意见,而且要经常代领导审阅一些汇报材料、报告等等,必要时还要把好文字关和起草文稿。

  文字功底是离不开知识积累,因此我们也需要具备信息收集能力。作为秘书应该有高度的理解能力与敏锐的洞察能力和广泛的信息收集能力和优秀的写作能力。秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息,并且及时地向自己报告。秘书收集到信息后要把它们写成专题报告,另外还经常要起草一些公司内外的商业文书,必要时代替上司起草讲话稿等

  开始进公司的时候由于要打一些相关公文和通知,对于刚出大学的我来说不是那么的简单,但是我的专业就是文秘。重视的就是文字知识,所以在工作上经过长期的磨练,现在应付起来也就很顺力多了。

  2.6办公自动化使用的技术能力

  随着办公设备现代化的发展,对掌握技术的要求已不仅限于专职人员。如操作计算机录入、输出和编辑文件,应是每个秘书都应掌握的技术。掌握一定的技术手段,对于提高工作效率、加快思维节奏,以适应工作需要有着明显的积极作用。

  2.7理解和领会能力

  理解和领会能力,就是要听得快,听得清,记得牢。为此,要有集中的注意力,灵敏的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,机智的组合力和精湛的品评力。要想做到这几点,首先我们要做到:

  一是了解上司的工作内容。了解公司目前有哪些计划、上司要出席哪些会议、上司所负责部门的运营和管理等情况;作为秘书还应了解企业的组织结构,清楚知道谁、在哪、负责什么样的业务等,这样,就能在工作中根据自己的实际情况,迅速地采取对应的行动,很好地完成文件、电报、电话等交流,高效率地辅助上司的工作。

  二是了解上司的工作习惯、个人性格、价值观等方面的东西。了解上司的个人情况,就可以有针对性、主动地开展一些工作,弥补上司在能力上的一些不足,成为名付其实的助手。

  三是了解上司的交往的范围和一些家庭私事。只有熟悉上司的交往范围和家庭私事,才能对各种突然出现的情况进行妥善的处理。

  2.8分析和驾驭能力

  条理和驾驭能力,善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况,需要把事务迅速归纳、梳理出头绪,分清轻重缓急、难易远近,驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当,有条不紊。这就需要具备条理和驾驭事务的能力。

  作为秘书需要有准确的判断能力,对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是,作为秘书,应该对自己下一步的工作有个基本的把握,对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省上司的时间,作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己,从而提前做好准备。

  2.8.1能分析问题

  尽管事情很急,但作为秘书人员仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施;在处理好这些问题之后,就要充分估计各种后果;如果有消极后果,就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度;另外,由于上司活动日程的变更,要及时与有关方面(比如司机)联系,以保持各部门工作的协调。

  当然,秘书应当采取的补救措施不止这些,但是,这些措施要求秘书一气呵成,在两三分钟内完成,因为总共剩下的时间不会很多。于雪在分析各种问题时,实际上就已经把公司的利益摆在了首位。

  当问题出现在你面前之后,你要能分析出问题的本质,它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点,就要求秘书经常保持一种“问题意识”;只有这样,你就不管遇到什么问题都会不慌不忙,从容面对。

  2.8.2具备解决问题的常识和经验

  把问题分析清楚了,还要有具备解决问题的常识和经验。在问题面前,应先想好孰先孰后,哪些措施应该优先,判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。

  遇到问题了,就要想出解决问题的办法,因此,秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样,不管遇到什么问题,你都能找到灵活的解决办法。

  2.8.3能迅速采取行动

  想好了办法就立即付诸实施。在这种时候,秘书一定要镇静,如果你心里一着急,话就不一定说得明白;对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事,那么,他可能也会跟着你着急。这样,不仅浪费时间,而且会把关系弄僵,乱上加错。

  无论你把问题看得怎样透彻,也无论你想出了什么高明的解决办法,如果你不迅速采取行动把问题解决,那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果,所以,秘书的实际行动是最重要的。

  2.9内部沟通、协调能力

  作为高级秘书,掌握好处事哲学,处理好公司内部的人际关系是一门必修的功课。高级秘书一定要重视并有效地做好内部的协谓和沟通工作。高级秘书的内部协调与沟通工作,主要是正确处理与领导、与同事、与下属的关系,建立良好的人际关系。做好内部协调与沟通工作,还要当好上下沟通的桥梁。在这种人际沟通活动中,首先要全面、准确把握领导的意图,适时、适当地传输给员工;还要全面而准确地把握员工提供的情况、要求、意见,并及时、明晰地反馈给领导或有关部门。

  秘书在为上司的决策而收集信息时,需要各个部门提供帮助,秘书与这些部门人员关系的好坏,直接或间接地影响着秘书收集到的信息的质量和数量。如果没有良好的人际关系,就很难得到真正有价值的信息,工作就很难展开。所以,秘书必须与各方面建立起相互信赖的融洽关系。由于各种原因,职场中的人际关系实际上是非常复杂的,所以,善于处理各种人际关系是一个秘书经验丰富的重要标志。

  如何搞好内部协调、沟通工作:

  2.9.1关键在于诚实

  对于一个公司来说,它投资的工厂、销售部、市场部、研发部就是它的战斗部队,而秘书部门就相当于部队的参谋部,秘书就相当于参谋。对于秘书来说,经常会有人来找帮忙办事,同样本身的工作也需要各部门的配合,而且让人家配合的工作还很多。要做好秘书工作,不仅要得到上司的信赖,还要得到各部门的信赖,而且是长期的信赖。所以,秘书必须知道自己的位置,为人诚实。

  秘书对上司要诚实,对同事也要诚实;对本公司的人要诚实,对外单位的人也要诚实。秘书接电话常常会出现些差错,如果对方是公司内部的人,稍微说明一下就可以了;如果对方是外面的客户,你又缺乏诚意,那么,对方就很容易对你产生误解,事后去解释就相当困难了。

  有一次,老板来了几个客户,要秘书叫上几个女同时也一起去吃饭,没有办法我也中奖了,不去呢秘书肯定认为就我不给她面子,在饭桌上我真正的体会到了什么叫压抑,但还不能表现出来,还要尽量表现出活跃给足老板面子。

  2.9.2千万不能“狐假虎威”

  秘书经常要与上司负责的业务部门打交道,所以要特别注意的是,上司负责的业务不是自己负责的业务,上司的部下不是自己的部下。秘书自己并没有什么权力,仅仅是执行上司的指令。因此,秘书在跟各部门打交道时,千万不能用上司的口吻说话。秘书在各种情况下,既要郑重,又要随机应变。

  由于秘书经常代理上司行使职权,一些秘书常常会产生一种错觉,以为自己和上司一样拥有实权这是非常可怕的。秘书部门是个综合协调部门,在协调一般的部门关系和矛盾时,应该尽量采取疏导说明、商量互让的“软”手段解决问题。秘书与企业领导人的关系比较密切,容易使公司里的一些人对秘书产生敬畏心理,因此,秘书对于上司的部下、不直接负责的部门等其他人,都要待之以礼,这点秘书必须注意。就拿我的职位人事来说,人际关系很重要,不管是上级还是下级,一定要仔细对待,尊重别人就是尊重自己。

  2.9.3有矛盾正常

  许多人也不一定了解秘书部门的工作,他们以为各种报告批不批,公司领导想见谁不想见谁,都是秘书部门说了算,一些人见不到领导或自己的申请报告得不到批复,都认为是秘书从中作梗,所以,他们老朝秘书部门发火。当然,也有人知道这并不是秘书部门的责任,但是他们又不好直接朝公司领导发火,所以只好把秘书部门当作出气筒。

  由于看问题的角度不同,秘书部门与部门发生一些矛盾,造成一些误会是正常的。秘书不能“狐假虎威”,并不是说在发生矛盾时就一味地不讲原则,一味的容忍。

  秘书只是公司的一名普通职员,但是,在一些人的眼里,秘书总是在“一人之下,万人之上”,所以,当你每做一件事的时候,应三思而后行。由于秘书是领导的助手,在一些人的眼里,不管秘书做什么,她都是替领导在办事,有人甚至还以为是领导有意让你这么做的,所以,秘书一定要注意自己的言行,千万不能跟别人斗气。

  2.9.4什么情况下打“小报告”

  在一个公司内部,人事关系是最为复杂又最为敏感的关系。如果出现了是非漩涡,作为秘书,除非与自己有关,最好离这种漩涡越远越好。在一般情况下,秘书是不应卷入公司内部的各种是非漩涡,但是有关系到公司未来一些重大决策的时候,秘书应该毫无保留地把自己收集到的信息提供给上司。如果说这是打“小报告” 时,作为秘书,该打“小报告”的时候,就必须打“小报告”;不能因为害怕得罪人,影响自己的关系而明哲保身,否则,就是渎职!公司的利益永远高于个人的利益!这是作为职业秘书,必须遵守的最起码准则。

  2.9.5互相支持

  因为在上司身边工作,各部门求秘书办事的人比较多,所以有些秘书容易养成敷衍人家的习惯。敷衍人家的确很轻松,既不必费心,无须付出代价,也不会有什么损害。

  做秘书的确不能事事较真,但一定要真诚,处理各种人际关系,必须从长计议,而这种长,不是一年或两年,而是十年二十年。与人方便,与己方便。作为秘书,经常会要帮领导处理一些这样的突发事件。秘书的个人的关系从哪里来?只有靠你自己平时的积累。其实,在很多时候,当你需要别人帮助的时候,也正是别人需要你帮助的时候。很多时候,你给予他人帮助,并不需要有多大的付出,有时仅仅是举手之劳,甚至是顺水人情。可以说,你每帮助别人一次,你就有可能建立起一种关系,或一种新的网络。这种新的关系或网络,就有可能给你带来新的机会。热情助人,广结善缘,诚实,守信,正直,既是每一个秘书的为人之本,也是工作之本。如果确实有人不仅不配合工作,有时还故意刁难自己的工作,就应该如实向上司反映,看能否对他的工作进行适当的调整。

  2.10作为一名优秀的现代秘书,他还应学会驾驶汽车的能力

  在科学技术高度发达的现代社会里,精通了秘书学的相关原理与理论知识文化,又增加了一门电脑操作技术,且学会了驾驶汽车,这不失为一名真正合格的现代秘书,知识的渊博、技术的熟练、技能的提高,随着时代的进步不断的为自己充电,努力做一名不被时代抛弃的现代秘书,就算在人才济济的当今社会,他也仍然是时代的宠儿,不会被社会遗弃。

  三、秘书办事能力离不开自身素质

  秘书是当代领导者、主事者身边综合办理日常事务,即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参政设谋,协调综合,督促检查,拾遗补缺等重大责任。秘书人员是否具有较高的职业素质,直接关系到工作质量与效率的高低,关系党和国家方针政策的正确贯彻及各项事业的兴衰成败。要想提高秘书人员的职业素质,就必须加强对秘书人员的道德素质、业务素质和心理素质的培养。

  3.1职业道德素质

  秘书人员要搞好本职工作,一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德,是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用,成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。一个秘书人员,如果不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素质,应该注意以下几点:

  3.1.1踏踏实实,做好本职工作

  做秘书,最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不署名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不上主席台;经常熬夜,但白天还得正常工作;节假日他人可以逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息;其他人员受了委屈还可以说几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。秘书人员责任重大,要求秘书人员在工作中要诚实,不能弄虚作假,不能越权或滥用职权。

  3.1.2辅助领导,当好参谋

  有人提过这样的问题:当秘书,按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾,若是领导人的意见是错的,他又不采纳我的意见,怎么办?这里要注意以下三点:首先不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议;其次不要以为自己的意见就是对的;最后要明确认识,领导人是决策者,秘书无权强要领导者采纳自己的意见。邓小平同志说过:“我们的组织原则中有一条,就是下级服从上级,”“对于上级的决定、指示,下级必须执行”。不自以为是是秘书人员职业品德的一个重要因素。

  3.1.3为人正直,人格高尚

  秘书在领导人身边工作,随时随地需要向领导人汇报情况,提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。涉及人事,决不可借工作之便假公济私说别人的坏话,这是一条美德,也是一条纪律。

  3.1.4谦虚谨慎,平易近人

  秘书的工作性质决定秘书人员应服从领导和上司,关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属,那他就缺乏了最起码的职业品德修养。最终将是三国时祢衡的例子。此人很有才能,很会写文章,但是性格怪异。在曹操那嫌礼遇不厚而大骂曹操;转到刘表那里,又多次冒犯刘表;再到江夏太守黄祖处当秘书,黄重用他,很佩服他的文采,但终究在下棋时又把黄祖骂了,导致不可收拾的后果。

  3.1.5实事求是,恪尽职守

  秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任,办事拖拉,得过且过,势必会给工作带来损失,给单位带来影响,同时也是缺乏道德素养的具体体现。

  3.2业务素质

  秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上,一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结,才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养,认识问题的能力,对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料,也是业务素养的构成部分。那么,秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢?

  (一)终生学习---厚功底

  在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿充实生动;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐;向同事学习,取人之长,补己之短,努力做一个多专、多能的合格秘书。

  (二)不断锻炼---强能力

  尽可能地安排秘书人员深入调查研究,吃透“下情”,广泛获取第一手资料,这样,既能填充他们的“资料库”,增强写作能力;又能为领导的科学决策提供准确、可靠的依据。现今的时代,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性,另一方面又多半受过较高层次的教育,更加应有思考的独立性。如果没有自我意识,又怎么能够“参与政务”、“管理事物”?因此作为一名秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会其意图。当然,秘书人员在强化自我意识的同时,还要注意自我意识和角色意识的对立统一。

  (三)加强规范---遵法纪

  严格遵循政策法规和公文规范;以实事求是的精神,忠实地体现组织意志;准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图,是秘书撰拟公文最基本的要求,是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文,则是撰拟公文时必须遵循的准绳。

  (四)加强管理---促效率

  这方面,主要建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化,尤其要突出抓好目标管理,对秘书人员每次承担的文稿,都要按照难易程度、完成时限进行量化,半年小结,年终考核,按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务。分多、质量高多安排,分少、质量劣少安排或另改其他工作,并根据总积分评定秘书工作的优劣,实施奖罚。

  (五)钻研业务---灵头脑

  作为一名成功的文秘人员,我自认为能让领导满意放心是天职,要想做到这些,必须得具备过硬的业务技能,必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如:对问题的理解,分析和处理能力,应变能力,社交能力,在实际生活中表现为替领导出谋划策,排忧解难。在顺境中,能让领导更借东风,在逆境中能帮领导力挽狂澜。

  由此可见,秘书人员应该具备一定的“谋略”,应是足智多谋,善于谋划,是文秘者必备的素质,倘能谋划得当,受到领导的嘉奖,定能在文秘路上绽放异彩。

  (六)积累经验---活办事

  秘书的办事才干有许多方面,如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事,经常接受任务,汇报工作。领导人说话各自有不同的特点:或简或详、或快或慢、或直或曲,千差万别。有时,他说了,就认为秘书懂了。而事实上,秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了,把握准确了,才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中,对上对下,都不能说话过快过慢、罗索、冗长,词不达意。而应简练明白,富于感染力,忠于事实。只有这样,在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。

  3.3心理素质

  心理素质是秘书人员基本素质的基础。面对纷繁复杂的日常工作和社会上一些人士的世俗偏见及一些心术不正的秘书利用职务之便进行一些不法行为,不道德交易以获得自身利益。给社会,人们造成了极坏的影响,带给人们对这一职业的偏见,给秘书带来极大的心理压力。一个秘书如果没有良好的心理素质,是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员,必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态,坚定信心和意志,完善个人的乐观、豁达的性格。

  3.3.1 平衡心理—稳心态

  情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质,清醒把握自己的情绪状态,保持稳定的心境,能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养,具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

  3.3.2坚定信心--强意志

  超强的自信,坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心,是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。

  具有坚韧的意志,不但是一切成就大事业的人们的心理特征,而且也是平凡岗位上默默无闻,不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事,完成某项工作,能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力,是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。

  3.3.3 完善性格—心地宽

  性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”,要处处关心工作,关心集体和关心群众,对集体不能漠不关心,对待群众,要尽力合群,融洽相处,不要孤独怪僻,脱离群众。

  不同性格的上级,待人处世的方式往往不一样,性格的差异造成了不同的相处状态。性格的差异也同样造成了不同的相处状态。秘书工作的特殊性,对秘书人员的性格要求是豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣和友爱合作。

  总 结

  秘书是一个富于挑战的职业,必须在情感的基础上,上升为意志,才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书,要想在人群中脱颖而出,出类拔萃,就必须放弃以往保守被动的心理,而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中,各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书,才能适应现代社会高效率的管理。因此,秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时,还应自觉加强秘书的职业道德素质、业务素质和心理素质,实现内因与外因相结合。时代对秘书人员提出了更高的要求,各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的办事能力,才能克服思想及行为上的偏差,才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。

  参 考 文 献

  方国雄,《秘书学》,1990年

  范立荣,《秘书-国家职业资格培训教程》,2003年

  钟小安,《秘书学杂志》,2004年

  致 谢

  本人研究论文是在我的导师xxxx师的亲切关怀和悉心指导下完成的。他严肃的科学态度,严谨的治学精神,精益求精的工作作风,深深地感染和激励着我。

  xx老师不仅在学业上给我以精心指导,同时还在思想、生活上给我以无微不至的关怀,在此谨向xx老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。

  在论文即将完成之际,我的心情无法平静,从开始进入课题到论文的顺利完成,有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助,在这里请接受我诚挚的谢意!最后我还要感谢培养我长大含辛茹苦的父母,谢谢你们!

  最后,再次对关心、帮助我的老师和同学表示衷心地感谢!谢谢!

  【探析秘书的无约接待】

  秘书的无约接待从事无约接待工作需要注意方法与技巧,既要热情接待、礼貌送客,又要坚持原则,并讲求方法灵活,为领导分忧。

  接待工作是秘书的常规性工作,是组织沟通内部的“桥梁”,联系外部的“窗口”。从某种意义上讲,秘书的接待工作,是单位的门面喉舌,是塑造组织形象的重要途径。接待工作对秘书的综合素质要求相当高,它不仅要求秘书具备良好的个人素质,如精神状态、言谈举止、着装打扮等,更需要秘书掌握接待工作的基本方法、技巧,才能保证接待工作的成功。而成功的无约接待,更需要一个秘书良好的素养,娴熟的技巧,临危不乱的心理素质,机敏应变的能力,既能为领导排忧解难,又能让客人满意而归,塑造组织形象,维护组织信誉。

  一、对无约接待的基本认识

  无约接待是相对有约接待而言的,“在接待来访工作中,当有特邀的客人或代表团来访,工作单位应安排人员接待,这是有约接待,即指事先与组织有约定的接待工作。还有一种是事先没有约定的、临时来访的接待工作,称无约接待。” [1] 无约接待是秘书接待工作的重要组成部分。

  (一)无约接待的特殊性

  1.无约接待客源的复杂性。在无约接待中,秘书接待的客人既可能是政府官员,也可能是新闻媒体,既可能是合作伙伴,也可能是竞争对手,既可能是外宾,也可能是内宾,既可能是熟悉的人,也可能是陌生的人,既可能是上级单位,也可能是下级单位,他们可能在国别、职务、身份、性别等很多方面具有复杂的特征。

  2.客人来访目的多样性和无法预测性。无约接待不同于有约接待,秘书会提前知道客人来访的目的,并根据其目的做好充分的准备工作,尽量做到接待工作的完满和万无一失。而无约接待由于客人到来之前没有给组织和秘书任何的来访提示,是贸然来访,所以秘书无法提前预测客人来访的真正目的,是属于常规的业务工作的来访,还是非常规的来访,是受欢迎的客人,还是不受欢迎的客人,所有的这些秘书都一概不知,所以无法做好接待前的准备工作,这无形当中增加了接待的难度。这就需要秘书具备较高素养,娴熟的接待技巧,临场发挥,随机应变,机敏应对。

  3.接待方式方法的多样性和技巧性。由于客人的身份地位的复杂性和来访目的的多样性,就决定了秘书在接待的时候不能采用相同的接待方法,或者自己解决客人的问题,或者让相关领导接待客人,或者替领导挡驾等等,要具体情况具体分析,不能一刀切。另外,由于无约接待的无法预测性以及客源的复杂性,所有的这些都要求秘书有一定的接待技巧,才能保证让客人满意,让领导放心、满意。

  (二)无约接待的基本作用

  1.保障作用。社会组织一直处于与其他组织和个人的交往之中,有交往就有接待,接待以交往为前提并为交往提供保障。而无约接待是秘书接待工作的重要组成部分,搞无约接待工作,一方面不仅可以保障组织的正常交往、运转,另一方面还可以替领导排忧解难,保障领导的正常工作不受干扰。

  2.公关作用。秘书人员在无约接待工作中,同时也发挥着公关工作的作用。接待工作质量的好坏,客人的满意与否,不仅关系秘书人员的个人形象,同时更在塑造着组织的形象。

  3.信息收集与沟通作用。在无约接待工作中,秘书人员要与来访的客人交谈、沟通、交流,既要向对方传递其所需信息,又要从对方了解情况、收集信息,必要时还要向领导和有关部门传递信息。

  4.“替补”和“挡驾”作用,即在不需要领导者出面接待时,或在领导外出或无法抽身时,由秘书人员直接接待客人,起“挡驾”作用和“代理”作用。

  二、无约接待的方法与技巧

  (一)热情接待,礼貌送客

  首先要面带微笑地去主动问候来访者,不能因为对方没有预约而不理不睬,或者冷言相对。其次要尽快了解来访者到来的目的和内容。根据客人到来的不同目的而做出不同的处理。对于无约而来的客人,不管我们是不是满足了顾客的要求,当客人离开的时候都要对他们的到来表示感谢,对自己的不足之处深表歉意,笑脸相迎,微笑而送。从而确保顾客满意,塑造组织良好的形象。

  (二)坚持原则,灵活分流处理

  对于无约来访的客人 ,我们首先提倡预约的原则,根据客人来访目的和事态的轻重缓急安排预约;如果客人来访的事态重要紧急,则要灵活处理,如果事情是秘书的职权范围内的事项,秘书设身处地为客人着想,及时处理,确保顾客满意,不可怠慢、不负责任。如果客人到来,执意要见某一领导,而客人来访的目的又是合理正当,秘书要为客人安排约见领导,如果领导不能及时接见客人,应向客人道歉,为客人重新安排预约;如果客人到来的目的不明、动机不纯、企业不受欢迎或者领导不愿意接见的客人无约而来,秘书就要灵活机动替领导挡驾。

  (三)多方法灵活挡驾,为领导分忧

  为领导挡驾,是秘书必须具备的一项技能,也是保障领导开展正常工作的一项基本条件。秘书在接待无约客人时,如果根据自己的职业悟性判断出客人确实需要挡驾,要根据客人来访目的及其特点的不同,灵活采用不同的挡驾方式。第一,善意谎言法。对于那些领导不愿意接见的客人,可以采用善意的谎言的方法,告诉他领导不在,并且短时间不会回来,告诉客人,如果他有什么要求可以告诉自己,等领导回来后,一定替他及时转达,尽快给对方回复。第二,单刀直入法。对于那些到来目的不明、动机不纯的客人,秘书要礼貌而明确地告诉他,你没有办法帮助他,领导不可能接见他,劝他早打消这个念头,不要在这件事情上浪费时间,免得以后再来纠缠。第三,旁敲侧击法。秘书在日常接待的过程中也会经常碰到一些拉赞助、搞促销等一些不受欢迎的客人,接待这部分客人,秘书礼貌、耐心,陪着交谈,对对方的要求深表理解,但是要旁敲侧击地告诉他公司的实际状况决定了双方没有合作的可能,因此,领导不可能见他。如果有时间还可以诚恳地提出一些建议,礼貌送客。第四,适当冷落法。对于那些多次来纠缠或者坐在单位一定要等领导出来接见的客人,秘书可以给他倒杯茶,让他一个人坐着等,自己忙自己的工作,不要主动给他交谈,只要是不干扰单位的正常工作,就不要理会他,空间上也要与他保持一定的距离。

  总之,秘书的无约接待工作是秘书的重要工作内容之一,它体现一个秘书良好素养和娴熟的工作技巧,秘书的无约接待直接影响组织的形象,关乎重大,必须要求秘书随机应变,灵活处理,掌握接待技巧,从而确保顾客的满意。

  【试论当代企业秘书的人格魅力】

  一、 人格魅力的定义

  在当今社会中,为人处世的关键因素之一就是要具备良好的人格魅力。人格是指人的性格、气质、能力等特征的总和,1也指个人的道德品质和人的能作为权力、义务的主体的资格。而人格魅力则指一个人在性格、气质、能力、道德品质等方面具有的能吸引人的力量。人格魅力是一个人整体精神面貌的表现,是一个人的能力、气质、性格及动机、兴趣、理想等多方面的综合表现。它是从人出生时就有并一直延续的发展下去,评价一个人不单单只看他的外表,而是综合多方面因素,例如:语言、心理、性格等,从中去发现他高尚的人格魅力,这是较高的境界,最重要的是要有健康的人格。一个人要想让别人尊敬他,欣赏他,必须要有自己的人格魅力。

  二、中国入WTO后对当代秘书的要求

  秘书工作,就是办文、办会与办事三者合为一体的工作。中国加入WTO以后,随着科学技术和知识经济的发展,对企业秘书人才提出了更高的要求,也对秘书办事职能带来一些新的变化:一是办事的程序性要求更高,二是办事的规范化要求将更严,参谋、智囊作用是对文秘工作的高层次要求。加入WTO后,由于现代科学技术日新月异地发展,社会政治经济生活变得更加复杂,并日趋国际化,这使得秘书工作难度越来越大。而这种日益增大的难度和复杂性,就更加强烈地要求有高素质的秘书来适应新的挑战,要求秘书必须要有很强的人格魅力,补偿自己知识、精力等方面的不足,这是当代秘书工作人员必须具备的。只有这样,才会更好的服务领导,更好的处理更加复杂的局面,更好的全面提升自己的能力。

  三、秘书人格魅力的具体表现

  一个新时期优秀的秘书, 应时刻意识到自己对国家、对社会、对人民的崇高使命感, 努力塑造自身高尚、健全、完善的人格。一个有人格魅力的秘书, 他的工作容易得到领导和各方面的认同、理解和支持, 他说话的内容容易为人们所信服, 他的人格魅力能给人以威信和信任感, 因而在事业上容易取得成功。秘书工作处在承上启下、沟通内外、协调八方的中枢地位,是领导决策的参谋助手,是联系群众的桥梁纽带。因此秘书作为职场中的特殊群体,注重人格魅力的提升显得尤为重要。秘书的人格魅力具体表现在他的立场观点、思想作风、人生态度、道德情操、志趣追求、职业形象上。构成秘书人格魅力的两个最基本要素:个人形象、修养。

  1.个人形象

  因为人和企业是相像的,所以一人个的形象力量成为吸引朋友、合伙人以及客户、员工和投资人的磁铁。2把握好自身形象,能代表组织形象,会使组织形象更加贴近社会,增加其对公众的积极影响。

  2.修养

  现在的竞争使得秘书与秘书之间在技能方面的差别越来越小,而具有良好素质修养的精神领袖却有散发不尽的迷人魅力,甚至会使人包容他的一些失误或过错。修养不是人性天生来就有的,是通过学习知识的积累、修炼而逐步养成的。

  四、秘书人格魅力的塑造

  秘书的人格魅力的培养和塑造,除了相应的知识素养和实践工作能力外,正如前面所说,秘书的修养是最关键的,如何塑造秘书的修养也就是塑造秘书的人格魅力,要从以下几方面入手:

  (一)树立正确坚定的思想信念

  信念是做好一个合格秘书人员的首要条件,企业秘书一般被视为决策者的参谋、助手,因为所处位置的特殊,容易了解企业的核心机密,也容易成为竞争对手重点公关的对象或者相关与企业有利益关系的个体眼中的红人,极容易受到各方面的利益影响,因此身处重要地位的企业秘书必须具备坚定的信念,要充分认识到秘书工作的重要性,对工作对公司高度负责,把秘书工作当作完善社会主义市场经济体制、建立现代化企业制度的需要,当作党和人民利益的需要,在企业利益和个人利益、工作利益和物质利益冲突时能作出正确选择。同时要确立正确的价值观、人生观,增强责任感和事业心,这样才能在商品经济的大潮中不偏离自己的人生目标,才能对生活、工作、学习、人生价值有正确认识, 这样秘书工作才能有正确的导向。

  (二)具备良好的职业道德和奉献精神

  道德是处于一定环境的人在情感意识支配下,用以调节与社会或他人关系的一种行为现象。职业道德是在一定的职业活动中所应遵循的行为规范,是社会公德在一定职业范围内的具体表现,也是个人的道德修养最集中、最基本的体现。秘书要有热爱工作、忠于职守、埋头苦干、甘当绿叶、不计报酬、勇于奉献的春蚕精神,要真正为领导做好政务性事务性服务。秘书的工作特点,决定了秘书人员必须具备伟大的奉献精神。奉献精神也是一个人人格魅力的重要组成部分,在新形象下,秘书要做到十个方面的奉献,称为“十心”,奉献“十心”是提升秘书人格魅力的关键所在,“十心”即把忠心献给组织、把放心献给领导、把恒心献给事业、把细心献给工作、把热心献给群众、把耐心献给矛盾、把欢心献给同事、把真心献给朋友、把爱心献给家庭、把平心献给自己。3秘书工作承上启下、协调八方,不仅要为领导服务,也要为人民群众服务,因此,秘书人员要具备一定的综合素养。“十心”是秘书工作人员的真实写照,只有做到“十心”,才能真正体现出现代秘书的独特的人格魅力。

  (三)培养豁达宽容的人生态度

  豁达是一种美德,宽容是立身之本。秘书工作是一项与人打交道的工作,因为秘书工作处于上下连接,沟通前后左右的关键位置,由于秘书人员的这个特殊位置,常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰,在复杂的人际关系中,难免与领导、同事及群众之间发生各种矛盾、利害冲突,难免引起误解和不满。在工作中不免会遇到非议,不免会受到很多不愉快的经历,不免要被领导批评。因此,秘书人员的个性中很重要的一方面就是对人对事豁达、开朗,即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度,对于所服务的领导要多加体谅,主动热情、细致周到,对同事热情、关心、乐于助人。4这就需要秘书人员能适应环境,能顾全大局,要更加宽容领导和同事,要学会装“傻”。这就是“以能问于不能,以多问与寡问,有若无,实若虚。”明知故问给别人一个表现的机会;明明知道他不如自己也去向他请教;明明知道自己懂得很多但把它埋藏在心底,表面上做出一副什么都不懂的样子。有了这些,再加上人家冒犯了自己也不针锋相对地去计较,不以牙还牙,以眼还眼,反过来,自己也可以减少一些他人的攻击和中伤了。对万事抱持平常心,对万物抱持清静心,对万人抱持欢喜心,自然会怀着一种感恩的心情去待人处事。君子坦荡荡,小人常戚戚。大凡心理状态良好的人,心胸也自然豁达,并且能以这种状态去感染和影响上司和同事,让大家享受和谐相处产生的愉悦。

  (四)练就坚韧吃苦耐劳的意志和积极的心态

  坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心,就是坚韧的中心意志,它是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。在遇到困难和挫折时,有一种乐观向上的态度,使自己从挫折中站起来,变得更加坚强,使自己渐渐的成长起来。另外,企业秘书作为一种比较特殊而且敏感的职业,工作压力自然会以隐性方式存在并且在相当程度上影响其情绪。很多时候,企业秘书经常是以两面人的做法行事,再大的委屈,再大的苦楚,再大的烦闷,你都只能隐忍,而在表面上还得若无其事,沉稳甚至快乐地待人接物,这是一种心理调适的本领,也要求秘书人员性格上开朗,不要因委屈和烦恼影响正常的工作。而在生活当中更要有乐观、积极的态度,培养广泛的兴趣爱好,有自信地面对生活,享受人生,使生活变得更加的充实,多彩多姿。一个健康的人格不是本身就具有的,需要一点一滴的积累。平时注意培养良好的心态,乐观的生活态度,来塑造自己的人格魅力。

  (五)要有良好的职业形象和很强的亲和幽默感

  作为秘书要有豁达大度,乐观开朗、幽默大方、朝气蓬勃的精神面貌。在公开场合表现出有充分的自信心和充满热情,积极主动地与人交往,不装腔作势摆架子,以开拓进取的勇气和精神去感染群众。同时讲究礼节,举止稳重得体,尊重他人,谈吐大方、机智、幽默,穿着适时合体。比如幽默感是人格魅力的重要组成部分,秘书工作内容繁杂,压力很大,有时不免秘书产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书,则能以机智的语言化解困境,超越挫折,获得良好的心情,保证工作的顺利进行。秘书部门被称为企业的窗口,说它是窗口一是因为内外联系‘接待来访、同各方商治工作大都由秘书机构出面。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。因此,秘书机构和秘书人员的形象如何影响很大。4如果秘书部门环境幽雅,秘书形象很好,秘书人员办事认真、态度友好,可以给人留下良好的印象。从而增进彼此的业务往来,如果秘书部门环境杂乱,人员关系紧张,工作中互相推诱扯皮,让人感到‘人难见脸难看,事难办’。就必然给人留下不良印象进而对领导和企业造成负面影响。因为人与人之间的交往是很注重感情因素的,感情是人对客观事物好恶倾向的内在反映,人与人之间建立了良好的感情关系,便能产生亲切感。

  总之,人格魅力在现代文明社会具有日益重要的价值和意义,人格魅力是人的综合素养的折射。作为承上启下、协调八方的秘书工作更应该注重人格魅力的培养,使自己的工作能力得到更好的发挥,为企业的发展做出更大的贡献。

  参考文献:

  [1]叶海燕.教师的人格魅力[J],科教导刊2010年第16期.

  [2]劳伦斯.D.阿克曼.形象决定命运[M]中信出版社,2002.

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